Félicitations, vous avez réussi à intéresser un annonceur à votre propriété. Nos compliments vont aussi à vous l’annonceur, qui allez bénéficier des avantages d’un événement pour faire croître votre organisation.
Une fois la négociation terminée, il faut mettre le tout par écrit. Quelle que soit l’opération commerciale dans laquelle vous vous êtes engagés, un bon contrat demeure une nécessité. C’est aussi la meilleure protection pour les deux parties.
Un contrat solide réduit les possibilités que des événements désagréables arrivent :
- Un annonceur qui vous dit : Je pensais que …
- Un promoteur qui répond: J’ai jamais dit ça …
- Un fin qui ressemble à : Ça ne fait pas partie du partenariat …
Vous imaginez la suite !!
Ce genre de situation peut rapidement dégénérer dans un environnement événementiel où le stress est à son maximum.
Un contrat, même s’il peut paraître restrictif, reste la seule protection que vous avez dans le cas où une des parties ne respecterait pas ses engagements. Quand un contrat est clair et détaillé, il y a moins de place pour le doute et l’interprétation, ce qui réduit les zones grises qui pourraient créer des conflits. Habituellement, ce document est la responsabilité du promoteur, mais il est fort possible que vous deviez vous impliquer en tant que commanditaire pour vous assurer qu’il est complet et juste pour les deux parties.
Voici ce qu’un contrat de commandite devrait inclure :
| Les détails des responsabilités des deux parties | Qui doit fournir quoi, à quel prix et dans quelles modalités dans le temps ?
Quelle est l’offre détaillée du promoteur : visibilité, hospitalité, élément de contenu … ? |
| La durée et les composantes reliées au renouvellement
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Le contrat est valide pour combien de temps et quel est votre processus de renouvellement ?
Un droit de premier refus est-il offert ? |
| L’entente financière ou les biens et services qui seront échangés | À quel prix ?
Modalités de paiement ? |
| L’ensemble de tous les éléments que le promoteur met à la disposition de son partenaire | Le détail des infrastructures physiques.
Indication sur les personnes responsables et les dates de livrables. |
| Les détails reliés à la protection de la catégorie et aux exclusions d’autres partenaires possibles | Quels sont les détails de la catégorie de l’annonceur ? Une protection de la catégorie est-elle offerte ? Quels sont les produits spécifiques qui sont protégés pour des fins de vente sur le site ? |
| Les règles entourant la gestion et l’utilisation des droits, du nom et de l’identité visuelle de la propriété. | Les conditions d’utilisation de l’image de marque des deux parties.
Détails reliés aux éléments de marque spécifiques : slogan, logo, signature … |
| Les clauses concernant la responsabilité des deux parties | En cas d’accident ou de négligence.
Responsabilités des fournisseurs des deux parties. Détails reliés au volet des assurances et responsabilité civile. |
| Les dispositions reliées au cas de force majeure | Ce qui est prévu en cas d’annulation, de contretemps dus à la température ou de catastrophe naturelle.
Modalité de retrait ou de compensation. |
| Les modalités de résiliation
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Tout ce qui touche une annulation partielle ou complète. |
| Les annexes | Plans, copies des documents de proposition, croquis pour les autorisations d’activation, les règlements de concours, … |
Au final, vous devez retrouver l’ensemble des informations dont vous avez discuté avec l’autre partie. S’il vous a fait des promesses ou si vous avez pris un engagement spécifique, tout devrait y apparaître.
On nous demande souvent à partir d’un partenariat de quelle valeur faut-il faire un contrat ? Notre réponse : dans tous les partenariats quelle que soit la valeur.
Il faut garder en tête qu’un document partiel de 2 pages est déjà mieux qu’aucun contrat du tout. Nous vous recommandons tout de même de travailler avec des juristes pour vous faire supporter dans la mise en place de votre contrat et dans la négociation de celui-ci. Souvent, quelques dollars bien investis vous permettront de sauver la face et votre organisation par le fait même.
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