Après les salaires et le loyer, la publicité reste souvent un des plus gros investissements que vous ayez à faire. C’est une dépense encore plus importante chez les promoteurs événementiels. Dépense exponentielle si l’accès à votre site est gratuit.

La quête de nouveaux participants et de nouveaux festivaliers est sans repos et demande des liquidités massives.

Comment faire pour en diminuer l’impact sur vos finances ?

Investissez dans votre base de données :

Il est prouvé qu’il est 10 fois plus difficile d’aller chercher un nouveau client que de renouveler un contrat existant. Dans un contexte où chaque dollar est compté, il devient donc essentiel de vous assurer que chaque ancien visiteur revienne vous visiter. Pour le faire, vous devrez développer des canaux de communication directe. Vous devrez mettre sur pied des stratégies pour éviter de passer par des médias externes très coûteux.

Vos deux principales ressources sont :                    

  1. Le courriel
  2. Les médias sociaux

 Actuellement, trop peu de propriétés ont une stratégie pour recueillir les données, en cultiver le potentiel et entretenir le lien.

De plus, au niveau du financement, votre base de données est votre actif le plus rentable. Elle a une valeur marchande importante, sans compter qu’elle vous donne des outils pour mieux connaître votre public. La capacité que vous avez de pouvoir la segmenter selon les besoins des commanditaires offre des avenues supplémentaires. En investissant dans ce type de programme, vous serez en mesure d’aller chercher des revenus additionnels. Vos partenaires potentiels seront ravis que vous soyez en mesure de leur offrir autre chose que de la simple visibilité.

Faites de la promotion croisée:

En mettant en place des canaux de communication forts et réguliers avec votre clientèle, vous aurez des outils à offrir à d’autres propriétés de votre région. En retour, ils pourront faire la promotion de votre propriété auprès de leurs visiteurs. Prenons l’exemple d’un festival d’été qui envoie une infolettre à plusieurs milliers de personnes. Il pourrait faire la promotion d’un événement hivernal de la région et vice versa.

En 2015 il faut sortir de l’isolement et mettre en commun nos ressources pour obtenir plus d’impact. Plus vos outils de communication directe seront développés, plus vous serez en mesure d’offrir de la visibilité de qualité dans votre région. Les autres propriétés feront de même avec vous.

Cette stratégie est aussi très efficace pour les ressources de bénévoles.

La mise en commun reste une excellente façon de faire plus en limitant vos dépenses.

Faites appel à des experts :

Lorsque vous recevez une proposition de la part d’un média, faites appel à des experts pour en faire une évaluation. Plusieurs acheteurs médias offrent ce service. Vous serez surpris des économies qu’ils vous feront réaliser et de la valeur qu’ils vous négocieront. Évoluant à temps plein dans le domaine, ils restent en meilleure position pour déterminer la valeur juste d’une offre et même la bonifier. De plus, comme ils font des achats en gros, ils ont souvent la possibilité de négocier à la baisse.

Privilégiez des investissements publicitaires qui peuvent être segmentés et qui sont évaluables:

Investissez-vous dans des programmes de publicités sur le web ?

Si oui, félicitations !

Si non, vous devriez le faire pour au moins 2 raisons :

  1. On peut être très ciblé et ne s’adresser qu’aux personnes de notre région, amateur de musique country (pour un festival country par exemple)
  2. On peut évaluer les résultats de manière précise, en fonction d’objectifs spécifiques, contrairement aux médias tels que la radio ou l’affichage sur le web.

Vous devriez donc investir dans des campagnes de mots clés, ainsi que dans de la publicité sur Facebook, Twitter et Linkedin. Cette démarche vous apportera des résultats évaluables, très précis et très ciblés.

Le Re-marketing est aussi une stratégie efficace pour ceux qui gèrent une billetterie en ligne.   Cette manoeuvre implique que le visiteur de votre site internet sera exposé à votre bannière à plusieurs endroits sur le web après sa visite sur votre site. Vous avez surement vécu l’expérience vous-mêmes. Rappelez-vous, la pub de chaussures sur Facebook suite à la visite du site internet de la boutique de chaussures.

Autre aspect fort de ce type de stratégie, vous ne payez que si les liens reçoivent des clics. Vous pouvez aussi moduler votre investissement en fonction de différents paramètres : heure de la journée, territoire, budget maximal par jour …

Vous gardez donc toujours le contrôle de votre investissement et vous vous assurez de dépenser là où ça donne des résultats.

Possédez votre propre force médiatique :

Pas besoin d’être un Péladeau ou un Desmarais pour posséder vos propres médias. Que ce soit une communication papier ou électronique, vous êtes en mesure de créer une publication ou des épisodes de webdiffusion pour garder un lien avec votre clientèle. En plus de véhiculer du contenu propre à votre projet (axé autour de la thématique de votre propriété par exemple), vous serez en mesure de développer de nouveaux revenus publicitaires. Vous pouvez suivre l’exemple de deux de nos clients :

Le Centre Multisports de Vaudreuil a mis en place un magazine qu’il distribue à plus de 65 000 copies dans la région de Vaudreuil-Soulanges. Cette publication leur aide à garder le contact, passer leurs messages de saines habitudes de vie et leur permet d’offrir de la valeur à partenaires.

Le Festival Bières et Saveurs de Chambly a, quant à lui, mis en place un calendrier d’infolettres pour ses anciens visiteurs. Avec un blogue, cet outil de promotion sera le cœur de leur stratégie web et leur permettra de manière économique de faire la promotion d’un nouvel événement (Alcool et Saveurs, février 2016) auprès des 10 000 personnes qui reçoivent déjà leurs infolettres. Je vous garantis que la prochaine édition d’Alcool et Saveurs sera un succès dès l’ouverture des portes.

En résumé, en changeant certaines habitudes d’achat média vous êtes en mesure de bien cibler vos investissements et de faire des choix plus judicieux. Comme beaucoup d’autres entreprises, il faut que vous entamiez une transition de la publicité traditionnelle vers les médias électroniques. Vous obtiendrez un meilleur rendement sur les dollars investis et serez en mesure d’être plus précis sur les publics ciblés.

 

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Nous sommes aussi en mesure de vous supporter avec une multitude de services adaptés à vos réalités :

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  • Consultation

Je vous invite à me contacter si vous avez des questions sur nos solutions:

Stéphane Parent, [email protected] 514-887-4506

 

Dernièrement je participais au Rendez-vous de la Société des attractions touristiques du Québec / Fêtes et événements Québec. Pendant un des ateliers, un participant de la Côte Nord nous faisait part de ses difficultés à se trouver des commanditaires. Il demandait au présentateur de lui donner des outils pour améliorer ses résultats. Depuis que j’interviens dans le milieu des événements, j’ai été en mesure de constater combien vous êtes nombreux à partager les mêmes difficultés dans votre financement. Je me suis senti interpelé et j’ai décidé de mettre mon expertise à votre service. Mon objectif est de vous donner des pistes de solution et des voies à emprunter pour améliorer votre financement. 

Comme promoteur en région, je suis certain que vous connaissez déjà vos faiblesses :

  • Vous êtes éloignés des grands centres de décision 
  • Votre potentiel est réduit vu votre faible bassin démographique 
  • Votre portée est limitée, car l’offre médiatique est restreinte 
  • Je vous laisse finaliser ce tableau …

Vous devez cependant être conscient de vos forces pour pouvoir bâtir sur celles-ci.

 Vous avez des avantages que les grosses propriétés des grandes villes n’ont pas. Lorsque vous préparez votre dossier et vos demandes, vous devez mettre vos avantages de l’avant. Prenez le temps de bien analyser ce qui vous démarque et quels sont vos points forts. En effectuant cette réflexion, vous serez à même d’adapter votre recherche de commandite et de faire les démarches vers les annonceurs qui disposent du meilleur potentiel.

 Voici certains des points forts qu’on retrouve habituellement chez les propriétés en région :

Vous faites partie de la population : il est presque impossible pour un festival d’une grande ville de pouvoir influencer les résidents de leur milieu. Vous par contre, vous être connus, les gens de votre région sont proches de vos événements, pour eux vous êtes un interlocuteur important et crédible de leur voisinage. Dans beaucoup de cas, vous êtes un rouage essentiel de l’activité économique régionale.

Vous êtes soumis à moins de compétition : dans les grandes villes, il y a des dizaines d’événements au même moment. Chacun sollicite la participation de la population et le marché est donc beaucoup plus fragmenté qu’en région où on retrouve habituellement un seul grand événement à la fois.

Il est plus facile pour vous de fournir des résultats concrets à vos commanditaires: dans beaucoup de cas, leur objectif premier est l’augmentation de leurs ventes. Par votre proximité, vous pouvez mettre en place des mécanismes et des outils pour atteindre ce but et accroître leur achalandage. Vous devez donc faire appel à votre créativité pour concevoir des activations qui donnent des résultats (pour vous aider nous vous suggérons de lire : Voyage vers une activation de commandite parfaite).

Finalement vos bénévoles ont plus d’impact : en région tout le monde connaît tout le monde. Ils deviennent des acteurs importants de votre propriété. En plus d’être les ambassadeurs de vos commanditaires, ils peuvent facilement déployer leur réseau de contacts afin de vous ouvrir de nouvelles portes.

 Vous pourriez aussi communiquer avec les responsables des ressources humaines des entreprises de votre région. Selon le territoire, le secteur et le cycle économique, vous avez la possibilité de leur venir en aide en leur offrant des opportunités de recrutement. En améliorant leur image de marque d’employeur, vous serez en mesure de leur faciliter la vie.

 Avant de tenter «la longue shot » comme certains le disent, en essayant de contacter les entreprises qui ne sont pas présentes dans votre région, vous devez vous concentrer sur ceux pour qui le marché de votre propriété a le plus d’impact.

Par la même occasion, il faut profiter de votre effet de proximité pour offrir des commandites plus puissantes. Pour ce faire, vos offres de commandite devront donc être plus axées sur l’activation et l’augmentation des ventes et moins sur la visibilité.

En résumé, votre propriété dispose de forces sous-exploitées. Vous devriez utiliser votre énergie dans votre milieu et votre région avant même de perdre temps et argent à essayer de convaincre des annonceurs éloignés. Quand votre milieu immédiat sera bien établi, vous aurez de meilleurs outils et plus de ressources pour développer des marchés plus gros comme Montréal et (surtout) Toronto, où sont plus de 40% des sièges sociaux canadiens.

Comme vous pouvez le constater, nous sommes en mesure de vous aider afin d’avoir plus d’impact auprès des annonceurs potentiels de votre région.

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En tant que professionnels de la commandite, nous avons la chance de travailler avec les promoteurs, mais aussi avec les commanditaires. Cela nous place dans une position privilégiée. Nous sommes en mesure de bien expliquer les choses aux joueurs de chaque côté. Il est impressionnant de constater la grande quantité de promoteurs qui ne connaissent pas la réalité des annonceurs. On se doit de souligner que beaucoup d’entre eux ne sont pas issus du milieu corporatif ou du monde du marketing. Le présent billet a comme objectif de changer vos perceptions et ainsi vous permettre d’obtenir de meilleurs résultats  

1. Vous n’êtes pas une priorité

La commandite n’est pas un élément du quotidien pour la majorité des annonceurs, à l’exception des grandes organisations qui ont des départements spécialisés. On n’opère pas une entreprise pour devenir commanditaire. On devient commanditaire pour vendre plus, pour recruter ou pour changer certaines perceptions. Il faut garder en tête que pour la majorité des annonceurs la commandite n’est qu’un outil, dans un coffre déjà bien rempli. Nous savons qu’ils l’envisagent comme un mal nécessaire et pas comme un élément positif. Beaucoup comparent le tout avec les médias traditionnels. Ils se posent des questions du genre : vais-je vendre plus de pneus ou de bière en commanditant un événement ou en plaçant une annonce dans des journaux locaux?  

Solution : soyez pertinents et ayez une proposition adaptée à leurs objectifs d’affaires. Dans la proposition, faites la preuve que vous allez améliorer leurs résultats et vous serez des partenaires de leur développement.

2. L’évaluation est un mystère pour eux

Comme promoteur vous devez les accompagner dans la mise en place de leurs commandites. La majorité des annonceurs ne sont pas équipés d’outils pour faire l’évaluation de leurs commandites. N’ayant pas ces outils, la justification des investissements se fait donc difficilement ce qui entraine un renouvellement à risque.

Solution : comme promoteur vous devez leur fournir des données et des statistiques sur les éléments que vous contrôlez. Ces données constitueront une assise sur laquelle ils pourront baser leurs justifications. À titre d’exemple, le rapport de fin de projet devra inclure l’ensemble des données de trafic web, la mise à jour des statistiques sur la clientèle, un rapport sur l’utilisation de l’hospitalité et un dossier de presse sur les retombées médiatiques du projet. 

3. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise période pour faire une demande

Quel que soit l’annonceur, ils reçoivent une foule de demandes. Nous constatons que certaines organisations reçoivent jusqu’à une centaine de demandes par mois, ce qui fait plus de 1000 par année. Aussi grands que soient leurs besoins de vendre leur produit ou de se faire connaître, leurs budgets ne sont pas illimités. Une partie du succès est de remettre votre demande au bon moment pour chaque commanditaire. À ce sujet nous avons écrit un autre billet qui pourra vous intéresser : La gestion du temps en recherche de commandite.

En résumé, on doit considérer que les demandes peuvent être effectuées à tous moments de l’année.

Solution : il devient important de garder des notes dans le cas d’une réponse négative reliée à la période budgétaire. Ainsi vous pourrez ajuster votre calendrier de demandes l’année suivante.

4. Ils n’ont pas votre enthousiasme

  • J’ai un super projet !!
  • En supportant notre cause, vous aiderez des dizaines de personnes!!
  • Mon événement va faire des malheurs !!
  • J’ai vraiment un bon produit !!
  • Je sais que je tiens un potentiel phénoménal pour votre organisation !!

Nous pouvons continuer pendant des heures à vous citer des promoteurs remplis d’énergie qui croient en leur projet ou en leur cause. Par contre un projet qui semble merveilleux pour vous ne le sera pas nécessairement pour un annonceur. Il est fort possible que votre projet soit trop petit ou pas assez ciblé pour lui. Il est donc normal qu’il soit difficile de les convaincre de vous supporter. Combiner à cela la grande quantité de dossiers qu’ils reçoivent, ils ont le choix et devraient prendre le meilleur dossier pour arriver à leurs fins.

Solution : soyez conscients de la grosseur de votre projet et restez réaliste sur vos demandes. Par exemple, ne pensez pas qu’il sera facile de ramasser quelques dizaines de milliers de dollars pour un événement de 100 personnes.   Ne tombez pas dans le piège de présenter un document trop axé sur votre projet et pas assez sur leurs besoins. Dans ce type de relation, votre compréhension de leur réalité devient la clé du succès.

En résumé les commanditaires sont des humains qui sont soumis à leurs propres prérogatives. Dans plusieurs organisations la politique et la structure internes auront une influence sur leur façon d’aborder les commandites.

Il ne faut pas se décourager et continuer à persévérer.  

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Dans un processus de recherche de commandite, le temps est un facteur crucial dans la réussite.  On néglige très souvent cet aspect dans la recherche de partenariat.  À titre d’exemple, on voit régulièrement des dossiers qui sont soumis quelques semaines seulement avant la date d’un événement. Ou des promoteurs qui attentent plus de 3 mois avant de valider le renouvellement de leur commandite pour la prochaine édition.  Voici quelques éléments à considérer pour mettre toutes les chances de votre côté dans vos recherches.

 La gestion du calendrier des commanditaires

Quand on parle de la gestion du temps en commandite, un des éléments les plus irritants est de tomber dans la mauvaise période budgétaire du commanditaire. 

On obtient souvent des réponses du genre :

Désolé ce sera pour l’an prochain, notre budget est tout dépensé !!

Je ne peux pas vous donner de réponse, nos budgets ne sont pas encore faits !!

 Pour diminuer cette problématique, nous vous conseillons de noter ces commentaires et d’inscrire dans vos agendas des relances aux périodes appropriées.  Il faut garder à l’esprit qu’il n’y a pas de bonne période universelle.  Les entreprises ont toutes des cycles budgétaires différents et on doit s’y plier.  Mais il n’y a pas de raison de recevoir une réponse négative deux ans de suite. 

 La « dernière minute » et la ligne du temps

Beaucoup trop de promoteurs sont à la dernière minute.  À moins de 3 mois de votre événement vous devrez être réaliste et savoir que vos résultats ne seront pas à la hauteur de vos espérances.  Pour bien démarcher des commandites, on doit penser à un horizon de 12 à 18 mois avant un projet.

On doit garder à l’esprit plusieurs étapes dans la recherche de commandites.

  • Il faut déposer le projet
  • Faire de 4 à 6 suivis pour obtenir un rendez-vous
  • Rencontrer l’annonceur
  • Présenter une proposition personnalisée
  • Attendre que l’annonceur en fasse l’évaluation
  • Finaliser une entente
  • Compléter les activations
  • Finalement, réaliser le partenariat

N’oubliez pas  que chacune de ces phases doit être exécutée seulement après que la précédente soit complètement terminée. Toutes ces étapes illustrent bien pourquoi le processus prend au minimum 4-8 semaines si vous êtes chanceux.

Gestion des superpositions dans une catégorie

On rencontre souvent une autre problématique : dans une catégorie donnée, le premier commanditaire approché prend énormément de temps à nous répondre et on se demande si on doit proposer notre propriété à un autre commanditaire dans cette même catégorie.  

Ce qui cause un dilemme majeur : devons-nous solliciter plusieurs commanditaires en même temps pour la même catégorie

Il n’y a pas de réponse unanime à cette situation. 

On doit considérer plusieurs aspects :

1-Quel est votre degré de connaissance de la personne-ressource?  Si vous avez déjà eu des relations avec cette personne, par respect pour elle vous devriez attendre une réponse avant d’aller de l’avant avec une autre proposition.

2-Quel est le niveau de commandite proposée?  Plus le niveau sera élevé, plus on vous recommande de prendre votre temps.  Les organisations (publiques ou privées) qui investissent largement dans la commandite ont des processus complexes qui prennent du temps.

3-Dans quel genre d’industrie s’intègre notre demande?  Il y a certaines industries (très souvent celles où on retrouve les gros commanditaires : banque, bière, télécom…) où il y a des « guerres commerciales » et où la compétition est vue comme 

un ennemi.  Ce qui rend les décideurs très susceptibles aux partages d’informations sensibles.  Je vous conseille fortement d’attendre une décisio

n dans ce type d’industrie avant d’aller de l’avant avec une autre demande.

Quand on prend en considération cette superposition de catégories, un dépôt de projet à la dernière minute devient encore plus problématique.   Il y a peu de chance d’obtenir du succès, car la prise de décisions devient encore plus longue.

En résumé, donnez-vous du temps et restez conscient que la prise de décision dans les organisations va être longue et doit respecter certains cycles budgétaires.  Adaptez votre calendrier de recherche et ne tardez pas à commencer vos démarches de renouvellements aussitôt le projet complété. 

Si vous avez aimé ce texte, vous aimerez:LES 5 PRINCIPALES RAISONS D’ÉCHEC EN RECHERCHE DE COMMANDITE.

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