Après plus de 20 ans à travailler en événementiel je suis à même de constater ce qui attire la clientèle dans un événement (voir aussi le texte : Que veulent les festivaliers et les participants à vos événements ?). Si vous devez organiser un événement à contenu, comme une conférence, un colloque ou un congrès, voici ma recette pour en garantir le succès. Cette démarche est inspirée des bons coups que j’ai observés chez mes clients et partenaires d’affaires durant toutes ces années.

Le secret est plus simple qu’on le pense. Ça tient plus de la démarche planifiée que de la magie. Gardez en tête que les participants veulent du contenu pertinent et de qualité.

Comment faire me direz-vous ?

Voici selon moi, une recette en 7 étapes pour garantir la satisfaction de vos participants face au contenu de vos événements.

Petite précision importante, dans le présent texte quand on parle de contenu on fait référence aux présentations, aux conférenciers, aux documents vidéo et au matériel collatéral qui accompagne le tout.

1-Connaître son public cible

Quel que soit l’événement, s’il n’y a personne c’est un échec. Il est donc vital que le public que vous ciblez se retrouve dans votre programmation et sente qu’il trouvera des réponses à ses questions. Pour élaborer un contenu adapté et pertinent (c’est ce que les gens cherchent) il faut les connaître et bien cerner leurs besoins. On se doit aussi de maitriser le milieu dans lequel ils évoluent. C’est la base pour déterminer les défis auxquels ils font face. Vous devez documenter leurs besoins, leurs aspirations et les tendances qui vont les toucher dans un futur proche. Quand on est responsable d’une programmation on ne peut pas juste se fier à sont instinct. Il faut aussi posséder des données solides pour orienter nos décisions et justifier nos choix (voir le texte : Connaissez-vous vos clients ?)

2-Déterminer les objectifs

Avec les années c’est impressionnant de voir la quantité d’événements que j’ai croisés où j’ai constaté l’absence de réflexions. Il est important de déterminer les fondements et les résultats souhaités. Tout organisateur devrait être en mesure de réponde aux questions suivantes :

  • À quoi sert mon événement ?
  • À leur sortie, qu’est-ce que les participants devront avoir… ?
  • Lors des présentations, on devra travailler sur quels aspects, défis ou enjeux ?

En sachant à quoi vous voulez arriver, il sera plus facile de trouver comment vous y rendre. Pour vous aider, vous pouvez déterminer une thématique ou un axe précis à exploiter. La mise en place d’objectifs vous facilitera aussi la vie dans le processus d’évaluation des résultats.

3-Consulter

Même si on est bien établi dans notre domaine d’activités, il est important de consulter le public cible sur leurs besoins et enjeux réels. Trop souvent, les programmations événementielles sont élaborées par des gens loin du terrain, qui sont rarement des praticiens. Le meilleur moyen de rapprocher ces deux grandes solitudes, c’est encore de consulter.

Vous avez principalement 4 outils pour le faire:

  1. Le sondage traditionnel : relativement efficace selon les incitatifs que vous allez mettre en place. Gardez en tête que les gens répondent aux questions que vous leur posez. Ce qui implique que par cette méthode uniquement, il est difficile d’aller chercher les sous-entendus, les tendances cachées et les enjeux proches de la clientèle.
  2. Le comité consultatif : habituellement composé de différentes parties prenantes de votre organisation. Voici certaines suggestions sur les gens pouvant composer ce comité : administrateurs, clients, consultants, gens des médias, citoyens, bénévoles, membres, etc.
  3. Les réactions sur les médias sociaux : en publiant des choix de conférences ou des idées de sujets, vous pourriez ainsi tenir compte des commentaires, réactions et suggestions qui en découleront.
  4. Les tendances médiatiques : quel que soit le secteur économique dans lequel vous œuvrez, il y a du contenu médiatique qui circule. Du reportage au dossier de fond ou à la tendance, vous trouverez des idées pour orienter vos choix de contenu et de conférencier. Par contre, faites attention de ne pas tomber dans le piège où tout le monde partage les mêmes conférenciers sur le même sujet. Soyez original svp.

4-Réduire les choix et valider

Nous vous recommandons de bâtir votre programmation par étapes :

  1. Donnez-en plus que le client en demande. Ayez plus de suggestions que de disponibilités de temps. Par exemple, si vous avez 6 blocs horaires, assurez-vous d’avoir 10 à 12 choix de contenu.
  2. Réduisez le nombre en choisissant les plus populaires. Ce qui implique que vous consulterez à nouveau par sondage ou avec votre groupe test.  
  3. Gardez-vous une marge de manœuvre. Si vous avez des difficultés à trouver un conférencier de qualité, ça vous laisse des options.

5-Choisir des pédagogues ou des vulgarisateurs

Rien n’est plus décevant que de participer à une conférence et ne rien comprendre parce que le conférencier est trop technique. Ou bien se rendre à un atelier où le présentateur ne fait que parler de ses bons coups et nous récite presque une info pub. Je sais que ces deux exemples vous sont familiers. Comment faire pour ne pas que ça arrive :

Lorsque vous discutez avec le conférencier, parlez-lui de son approche, faites-vous expliquer les éléments techniques de sa présentation et finalement entendez-vous sur l’axe pédagogique à prendre. Il est important de leur transmettre les objectifs de votre événement pour qu’ils comprennent les besoins de la clientèle devant eux.

6-Offrir un contenu exclusif et original

Même s’il est plus économique d’embaucher un conférencier qui a déjà une formation toute prête. Votre public appréciera encore plus si le contenu lui est propre et élaboré sur mesure pour lui. Il est donc pertinent de prévoir du temps pour que les conférenciers puissent développer leur présentation. Ne soyez pas à la dernière minute si vous tenez à présenter un produit de qualité.

Nous vous recommandons aussi d’inclure de plus en plus d’activités de codéveloppement. Que ce soit par des ateliers, des échanges ou du mentorat. Plus que jamais les apprentissages par les pairs ont leur place dans ce type d’événement

7-Vérifier, vérifier, vérifier

C’est souvent ici que beaucoup d’organisateurs d’événements laissent tomber la balle. Quand vous organisez un congrès ou un colloque, vous avez la responsabilité de la qualité de ce qui est présenté. Vous vous devez de vérifier les éléments de contenu pour évaluer ses différentes composantes :

  • Le format est-il lisible et bien présenté (« fotes », couleur …) ?
  • Le contenu est-il promotionnel ou informationnel ?
  • La technologie est-elle compatible avec vos lecteurs, projecteurs ?
  • Le conférencier atteint-il les objectifs de la commande qui lui a été passée ?

En faisant ces quelques vérifications de base, vous serez déjà en bonne position pour vous assurer d’un contenu de qualité.

En conclusion, l’offre événementielle est de plus en plus grande et la demande de plus en plus exigeante. Assurez-vous de satisfaire vos participants en mettant en place les processus et la structure adéquate pour offrir le meilleur contenu possible. Vous verrez, ce sera apprécié et vous constaterez l’effet positif sur la satisfaction et la participation à vos événements.

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Dans les dernières semaines, nous avons donné quelques conférences et plusieurs formations et une question ressortait régulièrement :Diable commanditaire

  • Comment choisir un bon commanditaire ?
  • Comment ne pas se faire envahir par un annonceur ?
  • Comment ne pas se faire avoir et perdre le contrôle de sa propriété ?

Nous sommes conscients que vous avez besoin d’argent pour votre projet ou votre propriété. Nous savons aussi à quel point il est difficile d’aller chercher de la commandite en 2015. Par contre, nous devons vous mettre en garde, ce ne sont pas tous les commanditaires qui sont bons pour vous. Certains peuvent même être toxiques, quelle que soit l’ampleur de la contribution financière qu’il vous offre.

Regardons un peu les comportements inappropriés des annonceurs :

  • Un annonceur qui envahit votre espace et qui est gourmand en termes de visibilité. Vous savez, celui qui impose son logo partout au point où il est plus visible que votre propriété elle-même.
  • Un annonceur qui a des valeurs de marque à l’opposé des vôtres ou dont l’éthique est questionnable : compagnie d’alcool, pétrolière, …
  • Un annonceur qui ne fait aucune activation de son partenariat. Celui qui se sent obligé de vous commanditer et pour qui vous n’êtes qu’un chèque de plus à émettre.
  • Un annonceur qui vous garde des surprises et qui arrive avec une super activation et une machine imposante le jour de l’événement, sans vous avoir prévenu.

La question que vous devez vous poser : comment réduire les risques de tomber sur ce type de commanditaire ?

La solution est d’avoir un contrat clair et détaillé. On n’insiste jamais assez sur l’importance d’un bon contrat (page 20 de notre GUIDE DU PARFAIT COMMANDITAIRE), dans lequel les livrables des deux partenaires sont détaillés et qui servira de référence en cas de désaccords. Ce contrat sera la base de toute négociation.

indésirableFais une liste des «non désirables»

Prenez le temps de réfléchir aux annonceurs qui ne sont pas en lien avec votre propriété et les valeurs de votre organisation. Dans notre pratique, nous voyons régulièrement des exemples où un conseil d’administration ou une direction générale aurait dû faire cet exercice avant de permettre au personnel d’effectuer des recherches. Ils auraient sauvé beaucoup de temps et évitéun lot de mauvaises surprises.

Ayez un processus d’encadrement

Dans des cas de commandites événementielles, il est primordial d’avoir en place un processus établi et une personne désignée à valider l’ensemble des aspects logistiques avant le montage de l’événement. Il ne faut pas laisser le commanditaire à lui-même dans ce moment crucial. Certains annonceurs sont comme des adolescents, « si tu leur donnes un pouce il vont prendre 3 pieds ». On doit donc les encadrer en leur rappelant quelles sont les attentes et les ressources à leurs dispositions. Lorsqu’ils se sentent pris en charge, ils ont moins tendance à prendre toute la place. De plus, cela les rassure sur votre professionnalisme et ça vous aide à gérer votre logistique.

En conclusion, il faut garder en tête qu’il y a des responsabilités des deux côtés pour qu’un partenariat soit efficace. Il ne faut pas oublier que la commandite est devenue un art et un élément complexe du mix marketing. On doit s’y préparer et encadrer le tout de manière optimale.

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Je ne sais pas si vous êtes comme moi, mais je trouve toujours divertissant les petits jeux jeu-questionnaire qu’on peut retrouver dans les magazines. En voici donc un qui parle de quizz-assos-lille3commandite pour le plaisir des annonceurs. Sans être scientifique, nous espérons qu’il vous aidera à prendre conscience des éléments sur lesquels vous devriez progresser. En répondant à ces quelques questions, vous obtiendrez un pointage. Il vous en dira plus sur ce que vous pourriez faire pour maximiser les opportunités de partenariats qui s’offrent à vous.

Pour bien répondre au quizz pensez à un partenariat en particulier.

L’idéal est de prendre le partenariat le plus significatif de votre organisation et de répondre aux questions en fonction de ce mandat spécifique :

  1. Votre commandite inclut-elle des éléments qui seront utilisés et/ou diffusés sur Linkedin ?
Oui +5
Non 0
Linkedin, c’est quoi ça ? -5
  1. Utilisez-vous la marque de commerce de la propriété dans vos communications externes ?
Oui +5
Non 0
Nous ne communiquons pas avec nos clients de manière régulière. -5
  1. Avez-vous développé des outils pour alimenter votre équipe de vendeurs en pistes de vente (lead) ?
Oui +5
Non 0
C’est quoi une piste de vente ? -5
  1. Avez-vous mis en place un processus d’évaluation?
Oui +5
Non 0
Évaluer quoi ? -5
  1. Avez-vous déjà combiné vos opérations de recrutement lors de vos commandites ?
Oui +5
Non 0
Nous sommes en décroissance et nous n’embauchons pas. -5
  1. Développez-vous du contenu électronique à partir de vos partenariats pour nourrir vos médias sociaux ?

Contenu électronique : capsule vidéo, livret électronique, étude de cas,…

Oui +5
Non 0
Nous n’investissons pas dans nos communications électroniques actuellement. -5
  1. L’ensemble de vos employés est-il au courant de ce partenariat ?
Oui +5
Non 0
Ils n’ont pas besoin de le savoir ! -5
  1. La démarche d’utilisation des billets de gracieuseté et des loges VIP est-elle encadrée ?
Oui +5
Non 0
Nous les donnons à qui les veut, sans processus structuré. -5
  1. Avez-vous un contrat clair et détaillé avec votre commandité/promoteur ?
Oui +5
Non 0
C’est la responsabilité du commandité. -5
  1. Avez–vous une stratégie de porte-folio pour vos commandites ?
Oui +5
Non 0
Nous avons seulement une commandite. -5

Même si plusieurs d’entre vous pensent en connaître tous les secrets, nous savons que la commandite n’est qu’une partie de vos responsabilités. Nous consacrons donc beaucoup d’efforts à vous outiller pour améliorer vos connaissances et faire croître vos résultats.

QUEL EST VOTRE POINTAGE ?

Pointage Résultats
De 40 à 50 La commandite n’a pas de secret pour vous. Vous maîtrisez très bien cet outil et vous savez comment l’utiliser pour faire progresser votre organisation.

Faites fructifier vos talents en transmettant vos connaissances. Avez-vous déjà pensé être mentor ?

 

De 20 à 40 On peut facilement voir que vous êtes un adepte régulier du partenariat. Par le passé vous avez fait des bons coups et il y a de quoi être fier.   Votre potentiel en tant qu’expert peut encore progresser.

Nous vous recommandons de suivre une formation intermédiaire ou experte et de lire ce document.

 

De 0 à 20 Vous en êtes à vos premières armes comme commanditaire et ça se voit. Il est fort possible que vous travailliez dans une organisation qui est restée dans les années 80 en termes d’opérations de marketing et publicité.

Lisez sur le sujet, prenez des risques, contactez les autres intervenants dans votre organisation pour bien saisir toutes les opportunités présentes.

Suivez une formation de base et restez à l’affut des textes et des outils qui sont disponibles sur le web pour parfaire votre pratique. Faites-vous accompagner de consultants pour travailler sur vos stratégies.

 

De 0 à -50 Le marketing n’est pas une voie d’avenir pour vous.

Pensez à changer de fonction au sein de l’organisation pour laquelle vous travaillez ou changer de travail.

Avez-vous aimé votre pointage ?

Seriez-vous à la recherche d’outils pour maximiser vos investissements en commandites ?

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Développement d’une approche en stratégie de commandite

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Questionnaire d’évaluation

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Plusieurs promoteurs nous expliquent leurs difficultés par la même raison sous plusieurs déclinaisons :

Young businessman with hands on back of his head worried because of business failure

  • L’économie va mal
  • Nous sommes en récession
  • Les commanditaires ont moins d’argent
  • Les budgets sont coupés

Pourtant, dans ses études de 2011 à 2013, le Conseil Canadien de la commandite nous montre des chiffres qui démentent ces affirmations. Globalement, les commanditaires interrogés évoquent l’augmentation de leur budget disponible pour les droits de commandites. En 2013, une augmentation de 4, 3% était prévu pour 2014.

Comment expliquer leurs difficultés ?

Voici les 5 raisons principales

1 – Trop de visibilité pas assez d’activations

En 2015 une proposition de commandite doit contenir au moins 4 éléments pour être efficace:

  1. Visibilité 
  2. Activations 
  3. Stratégie et éléments utilisables en marketing électronique 
  4. Produits d’hospitalité

Malheureusement on ne croise pas assez souvent de propositions de commandite composées de ces éléments. Trop de promoteurs basent leurs offres sur la visibilité et quelques billets gratuits. Le développement d’activations et de contenu électronique sont maintenant des éléments incontournables pour les annonceurs.

2 – Ils utilisent un processus d’approche boiteux

Combien de directeurs généraux ont reçu de leur Conseil d’administration le commentaire suivant : il nous manque des fonds pour boucler le budget, allez chercher des commandites.

Pour être appropriée, une proposition de commandite doit répondre à des besoins d’affaires d’une entreprise. Pour déterminer ces besoins, on doit faire des recherches sérieuses sur les entreprises potentielles et ultimement rencontrer leurs décideurs.   Ce qui se produit dans la réalité est tout autre. Beaucoup de promoteurs bâtissent un plan général à paliers (or, agent, bronze,…) et l’envoient à une multitude de compagnies sans le personnaliser et l’adapter aux besoins du commanditaire.   Il est faux de penser qu’on peut aider un garagiste à vendre des pneus avec le même plan de commandite qu’on offrirait à un dentiste recruter de nouveaux clients. Il faut avoir une approche basée sur leurs besoins et non pas sur nos problèmes financiers.

3 – Ils n’explorent pas à l’extérieur de leur marché

Extérieur du québecActuellement plus de 70% des sièges sociaux canadiens sont situés en Ontario et en Colombie-Britannique. Il est donc surprenant de constater que bien peu de promoteurs possèdent des outils de vente bilingues et une équipe de démarchage en mesure de développer ces marchés.

4 – Leur offre commerciale est trop faible

C’est toujours impressionnant de voir des propriétés offrir des forfaits de commandite sans valeur et espérer plusieurs milliers de dollars en échange d’un public cible de quelques centaines de personnes. Ces promoteurs n’imaginent pas à quel point les mêmes dollars dans des produits médiatiques traditionnels (radio, tv, magazine, …) offrent plus qu’eux. Pourquoi un commanditaire devrait-il investir chez eux ?

Pour « séduire un annonceur » il faut démontrer que le rapport qualité-prix de notre propriété est supérieur aux autres options qui s’offrent à lui comme les médias traditionnels ou les outils de vente interne.

5 – Ils ne ciblent pas les bons commanditaires

Posez-vous la question : quels seront les avantages retirés de cette entreprise en devenant notre cibler les bons commanditairespartenaire ?

Si vous ne trouvez pas facilement au moins 5 à 7 éléments de réponse, courez après unautre lapin.

Régulièrement, on croise des promoteurs qui prennent une liste d’entreprises de leur région et leur font des envois de masse. Une autre tendance aussi déplorable est, quand un promoteur approche toutes les grandes entreprises de sa région sans même avoir une proposition adaptée à leur proposer.

Nous espérons que ces 5 points vous ont éclairé sur les difficultés à vous trouver des commanditaires.

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Session de coaching

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Vous êtes-vous déjà posé la question :

quel genre de commanditaire suis-je ?

Êtes-vous un acheteur ou un investisseur ?

Voici quelques éléments de démarche pour vous aider à trouver la réponse :investissement

  • Achetez-vous un inventaire de possibilités de visibilité ou si vous êtes à la recherche d’une relation à long terme ?
  • Vos ententes de commandites sont-elles d’un an ? Ou si elles sont de 3 ans et plus ?
  • Le programme d’activation qui accompagne vos commandites est constitué de combien d’éléments ?
  • Avez-vous des mécaniques d’évaluation de vos commandites ?
  • Trouvez-vous que les promoteurs peuvent en faire plus pour réaliser vos objectifs d’affaires ?
  • La commandite est-elle un mal nécessaire pour vous ?

En répondant honnêtement à ces simples questions, vous saurez dans quelle catégorie vous vous trouvez.

Pourquoi dans un monde idéal tous les annonceurs devraient-ils devenir des investisseurs ?

  • Un investisseur cherche à s’associer à des valeurs, à des passions et non pas à placarder un site de son logo ou vendre son produit à tout le monde.
  • La démarche d’un investisseur est basée sur du long terme, sur une meilleure connaissance de ses valeurs de marque et de sa culture par les participants de la propriété. Il est conscient que les gains les plus productifs se développent sur un horizon de 3 à 10 ans.
  • L’acheteur pousse un message, tandis que l’investisseur veut interagir. Il tient même à mettre sa marque dans les mains des usagers et risquer le tout pour le tout. En étant certain qu’il en émergera des relations plus solides et un endossement de ses valeurs de marque plus durable.
  • L’investisseur cherche une continuité à long terme, il accompagne ses commandites d’un programme d’évaluation étoffé. Il fait l’estimation de la connaissance de sa marque auprès de la clientèle avant et après une opération. Il ne se contente pas de mesurer les ventes sur le site ou le nombre de visiteurs qui sont passés à son kiosque. L’acheteur pousse un message, tandis que l’investisseur veut interagir.  L’investisseur est même prêt à mettre sa marque dans les mains des
    usagers et risquer le tout pour le tout. Il est conscient qu’il en émergera des relations plus solides et un endossement plus fort de ses valeurs de marque.
  • Un investisseur prend les mesures adéquates pour que tous les niveaux de son organisation soient impliqués dans la commandite autant au moment de l’investissement que dans les retombées postévénement.Acheteur investisseur

En résumé, pour un investisseur ce qui est visé, c’est une relation à long terme basé sur des gains communs entre sa marque et la propriété. Ce type d’annonceurs est à la recherche d’éléments qualitatifs qui sont plus difficilement palpables. Ce sont eux qui arrivent à faire des coups d’éclat et produisent des miracles avec leurs commandites.

En terminant, voici quelques grandes marques qui ont cette approche. Dites-nous si leurs programmes vous inspirent ?

  • Red Bull
  • Budweiser
  • Gatorade
  • Nike

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Suite à la lecture de nos textes sur les raisons pour être présent à titre de commanditaires: besoin d’amour, commanditez !/ la commandite comme outil marketing, vous vous demandez surement dossier de commanditecomment devenir un excellent commanditaire. Une des premières étapes s’est de vous associée avec une propriété et voici donc trois sources de partenariats possibles:

  • Soit vous recevez des projets que vous devez analyser et vous y adapter
  • Soit vous faites-vous même des recherches et vous regardez quels projets, causes ou événements conviendront le mieux à vos objectifs
  • Ou finalement vous mettez sur pied votre propre propriété qui vous appartiendra et pour laquelle vous pourrez aussi obtenir des commanditaires (ex : Red Bull crashed ice ou le Dew tour de sport extrême) 

La première option est la plus répandue. Par contre elle implique que le commanditaire soit en mode réactif et dépende de la qualité des projets déposés pour atteindre ses objectifs. Beaucoup d’entreprises commanditent pour répondre à un besoin dans leur milieu tout en essayant d’obtenir des retombées optimales. Malheureusement cette façon de faire n’est pas idéale et devrait diminuer au fil des ans. Cela implique aussi une pile de projets soumis et la mise en place d’une grille d’évaluation pour bien filtrer les propositions. On remarque aussi que la majorité des commanditaires qui fonctionnent de cette manière ont tendance à éparpiller leurs investissements et à moins bien les activer. Le processus de décision est très souvent déterminé dans l’année courante et manque de vision à long terme. Les investissements restent aussi de courte durée (un an/une édition).

La seconde option quant à elle est plus stratégique et fait sauver du temps. En faisant lui-même ses recherches, le commanditaire prend l’initiative et démontre une plus grande volonté de faire un succès avec son partenariat. Cela indique aussi un choix plus réfléchi et un programme mieux intégré dans une stratégie d’activation plus complète. Les horizons de décision pour ce type de partenariat sont habituellement de 8 à 36 mois.

Finalement, la troisième option est la plus dispendieuse et se doit d’être vue comme un investissement majeur à long terme. Quand on s’engage à créer notre propre propriété on doit envisager un commandite proprieteprojet d’au moins 3 ans pour obtenir des retombées optimales. Avant d’aller dans cette voie, il faut être conscient que ça demandera beaucoup de ressources matérielles et humaines. Dans le milieu événementiel, on voit des exemples de projet qui sont des hybrides. Des commanditaires qui font la création de leur propre projet/propriété et qui vont la joindre à un événement existant pour profiter de l’achalandage déjà présent. Dans certains cas on peut considérer ça comme une activation terrain. Dans d’autres cas, on constate qu’ils ont vraiment bâti un événement dans l’événement. Cette option est souvent mise en place quand on veut créer un nouveau projet et prendre un positionnement unique et très souvent avant-gardiste.

En ayant en tête votre stratégie globale, vous serez à même de faire les bonnes demandes aux différentes propriétés lorsque vous ferez vos appels. Il ne faut pas oublier que tous les promoteurs ne sont pas égaux mais sont majoritairement remplis de bonne volonté. La nature de leur organisation (trop souvent fragile avec du personnel fraichement engagé et supervisé par des bénévoles) peut vous causer des problèmes. Ayez une liste bien précise de toutes les informations qui vous seront nécessaires. Posez les bonnes questions pour vous assurer que les éléments fournis viendront appuyer votre stratégie.

Innover à l’extérieur de la boite peut être très payant. Il faut regarder au-delà des propriétés traditionnelles pour y trouver de petits trésors. Le sport (amateur ou professionnel) reste très souvent le premier réflexe. Voici d’autres types de projets qui vous permettront de réaliser vos objectifs d’affaires :

  • Art : musée, galerie, manifestation artistique, artiste,…
  • Culture : spectacle, salle de diffusion, manifestation,…
  • Cause et intervention communautaire : milieu de la santé, causes psychosociales, programme de support local,…
  • Site : équipements touristiques, à vocation régionale ou sportive, …

Le choix du partenaire est une étape importante, il deviendra le gage de votre réussite. Par contre il faut être bien préparé avant de faire ce choix. Les résultats, quels qu’ils soient, découleront de cette association entre votre organisation et les propriétés.  

musee commanditeVoici un autre texte qui risque de vous intéresser : Commanditaires, comment bâtir un portfolio de commandite 

Votre copie gratuite de notre guide du parfait commanditaires vous attend

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Ce texte a aussi été publié dans le cyberbulletin de la SATQ-FEQ – le cyberbulletin de l’organisateur

Il faut l’inviter

Faites-lui vivre votre événement. Faites-lui découvrir votre région et vos participants. Assurez-vous qu’il comprenne bien la nature de votre propriété. Prenez le temps de lui faire visiter vos Commandite 1installations, faites-lui rencontrer votre personnel et partager vos différentes activités. C’est en vivant un événement qu’on se l’approprie et qu’on en réalise le plein potentiel. N’hésitez jamais à donner des billets supplémentaires à un commanditaire actuel ou potentiel. Cela pourrait devenir votre meilleur investissement.

Il faut lui démontrer que vous pouvez satisfaire ses besoins

Prenez le temps de rédiger des propositions personnalisées. Faites des recherches sur les besoins du commanditaire et devenez un incontournable pour les combler. Plus vous aurez une proposition puissante, plus le sentiment d’appartenance à votre propriété sera fort. Si vous avez la chance d’avoir un entretien face à face avec votre annonceur, n’hésitez pas à poser les questions suivantes pour enrichir votre proposition :

  • Quels sont vos enjeux pour la prochaine année ?
  • Comment notre festival peut-il vous permettre d’atteindre vos objectifs ?
  • Quel genre de ressources pourriez-vous déployer pour rendre l’expérience du visiteur plus marquante ?

N’oubliez pas qu’un commanditaire s’implique habituellement pour une ou plusieurs des raisons suivantes :

  • Vendre plus de produits ou de services
  • Recruter
  • Faire découvrir une nouveauté
  • Remercier des partenaires ou un milieu spécifique
  • Améliorer son image dans un secteur donné

Avec les réponses à ces brèves questions, vous aurez tout en main pour axer votre proposition vers des solutions gagnantes. Malheureusement, plus de 85% des projets de commandite que les annonceurs reçoivent sont faits sur un seul modèle : une grille comprenant différents niveaux de visibilité. En offrant ce type de commandite, les promoteurs envoient un message négatif aux commanditaires. Sortez du cadre et rassurez votre commanditaire en lui faisant une proposition qu’il ne pourra pas refuser.

Dans votre document de présentation, soyez concret dans la démonstration de vos solutions. On doit facilement retrouver les activations proposées et les besoins qu’elles comblent. N’oubliez pas d’y ajouter les indicateurs qui seront mis en place pour en démontrer les résultats.

Il faut prendre le temps de lui montrer qu’on veut toujours faire plus

Une fois par an (habituellement à la fin de l’édition de votre événement) vous devriez avoir une rencontre de bilan avec votre commanditaire. C’est à ce moment-là que vous devrez lui remettre un besoins commanditairesrapport complet. Ce document confirmera les efforts que vous avez mis en place pour satisfaire ses besoins.

Il devra contenir les éléments suivants :

  • Les différentes statistiques relatives à l’événement (fréquentation, billetterie, points culminants …)
  • Le dossier de presse avec les mentions et la couverture complète de votre propriété
  • Les photos et vidéos de l’événement qu’il pourra utiliser dans ses communications (ajoutez un DVD au rapport)
  • Les statistiques des indicateurs spécifiques à sa commandite (clics internet, rapport de visibilité, affluence à son activation, participations aux différents concours,…)

Lors de cette rencontre, profitez-en pour faire les mises à jour nécessaires au renouvellement:

  • Quelle est l’impression globale du partenaire ?
  • A-t-il des demandes supplémentaires ?
  • Existe-t-il des insatisfactions de son côté comme du vôtre ?
  • Avez-vous de nouveaux objectifs pour lesquels il peut vous apporter son aide?

Ce faisant, vous mettrez la table pour le renouvellement et vous obtiendrez des informations précieuses à utiliser dans la conception de votre future proposition de commandite.

En résumé, les commanditaires se sentent rassurés si on leur donne les outils pour visualiser les résultats de leurs investissements. Plus vous aurez une proposition adaptée, plus facile sera de renouveller vos partenariats. Tous les organisateurs de festivals ont le même souhait : conserver et augmenter la valeur de leurs commandites. N’oubliez pas que seuls les meilleurs et les mieux préparés y arrivent.

Si vous avez aimer ce texte vous aimerez: 7 Clés pour attirer et conserver les commanditaires 

coffre promoteur

 

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  • Formation sur mesure
  • Formation de groupe
  • Coaching
  • Consultation
  • Intervention avec vos commanditaires

Je vous invite à me contacter si vous avez des questions sur nos solutions pour vous supporter :

Stéphane Parent, sparent@leconciergemarketing.com 514-887-4506

En tant que professionnels de la commandite, nous avons la chance de travailler avec les promoteurs, mais aussi avec les 4commanditaires. Cela nous place dans une position privilégiée. Nous sommes en mesure de bien expliquer les choses aux joueurs de chaque côté. Il est impressionnant de constater la grande quantité de promoteurs qui ne connaissent pas la réalité des annonceurs. On se doit de souligner que beaucoup d’entre eux ne sont pas issus du milieu corporatif ou du monde du marketing. Le présent billet a comme objectif de changer vos perceptions et ainsi vous permettre d’obtenir de meilleurs résultats  

1. Vous n’êtes pas une priorité

La commandite n’est pas un élément du quotidien pour la majorité des annonceurs, à l’exception des grandes organisations qui ont des départements spécialisés. On n’opère pas une entreprise pour devenir commanditaire. On devient commanditaire pour vendre plus, pour recruter ou pour changer certaines perceptions. Il faut garder en tête que pour la majorité des annonceurs la commandite n’est qu’un outil, dans un coffre déjà bien rempli. Nous savons qu’ils l’envisagent comme un mal nécessaire et pas comme un élément positif. Beaucoup comparent le tout avec les médias traditionnels. Ils se posent des questions du genre : vais-je vendre plus de pneus ou de bière en commanditant un événement ou en plaçant une annonce dans des journaux locaux?  

Solution : soyez pertinents et ayez une proposition adaptée à leurs objectifs d’affaires. Dans la proposition, faites la preuve que vous allez améliorer leurs résultats et vous serez des partenaires de leur développement.

2. L’évaluation est un mystère pour eux

evaluationComme promoteur vous devez les accompagner dans la mise en place de leurs commandites. La majorité des annonceurs ne sont pas équipés d’outils pour faire l’évaluation de leurs commandites. N’ayant pas ces outils, la justification des investissements se fait donc difficilement ce qui entraine un renouvellement à risque.

Solution : comme promoteur vous devez leur fournir des données et des statistiques sur les éléments que vous contrôlez. Ces données constitueront une assise sur laquelle ils pourront baser leurs justifications. À titre d’exemple, le rapport de fin de projet devra inclure l’ensemble des données de trafic web, la mise à jour des statistiques sur la clientèle, un rapport sur l’utilisation de l’hospitalité et un dossier de presse sur les retombées médiatiques du projet. 

3. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise période pour faire une demande

Quel que soit l’annonceur, ils reçoivent une foule de demandes. Nous constatons que certaines organisations reçoivent jusqu’à une centaine de demandes par mois, ce qui fait plus de 1000 par année. Aussi grands que soient leurs besoins de vendre leur produit ou de se faire connaître, leurs budgets ne sont pas illimités. Une partie du succès est de remettre votre demande au bon moment pour chaque commanditaire. À ce sujet nous avons écrit un autre billet qui pourra vous intéresser : La gestion du temps en recherche de commandite.

En résumé, on doit considérer que les demandes peuvent être effectuées à tous moments de l’année.

Solution : il devient important de garder des notes dans le cas d’une réponse négative reliée à la période budgétaire. Ainsi vous pourrez ajuster votre calendrier de demandes l’année suivante.

4. Ils n’ont pas votre enthousiasme

  • J’ai un super projet !!
  • En supportant notre cause, vous aiderez des dizaines de personnes!!
  • Mon événement va faire des malheurs !!
  • J’ai vraiment un bon produit !!
  • Je sais que je tiens un potentiel phénoménal pour votre organisation !!

Nous pouvons continuer pendant des heures à vous citer des promoteurs remplis d’énergie qui croient en leur projet ou en leur cause. Par contre un projet qui semble merveilleux pour vous ne le sera pas nécessairement pour un annonceur. Il est fort possible que votre projet soit trop petit ou pas assez ciblé pour lui. Il est donc normal qu’il soit difficile de les convaincre de vous supporter. Combiner à cela la grande quantité de dossiers qu’ils reçoivent, ils ont le choix et devraient prendre le meilleur dossier pour arriver à leurs fins.

enthousiasmeSolution : soyez conscients de la grosseur de votre projet et restez réaliste sur vos demandes. Par exemple, ne pensez pas qu’il sera facile de ramasser quelques dizaines de milliers de dollars pour un événement de 100 personnes.   Ne tombez pas dans le piège de présenter un document trop axé sur votre projet et pas assez sur leurs besoins. Dans ce type de relation, votre compréhension de leur réalité devient la clé du succès.

En résumé les commanditaires sont des humains qui sont soumis à leurs propres prérogatives. Dans plusieurs organisations la politique et la structure internes auront une influence sur leur façon d’aborder les commandites.

Il ne faut pas se décourager et continuer à persévérer.  

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