Dans nos derniers textes, nous avons beaucoup traité de la vision des commandites du côté des promoteurs et de ceux qui sont à la recherche de revenus. Dans celui-ci, nous allons aborder la politique de commandite et les éléments qui encadrent la pratique. Dix éléments différents seront abordés, de manière à établir une politique assez complète.

Pour établir une politique de commandite, on doit partir des objectifs de l’organisation, de l’environnement dans lequel on intervient et des ressources disponibles. Il est important de faire valider par l’organisation la nature des objectifs visés par la politique, quelles seront les ressources et le fonctionnement d’acceptation des demandes. Les entreprises qui sont reconnues comme des leaders dans le monde de la commandite reçoivent facilement entre trois et dix demandes par jour. Sans un plan clair suivant des critères bien établis, il leur serait impossible de faire une gestion des contributions en lien avec leurs objectifs d’affaires.

Voici les 10 éléments :

1-Rappel des objectifs:

La première partie de toute politique de commandite doit établir le cadre général de la politique et préciser les objectifs recherchés en étant commanditaire. À la lecture de cette section, un demandeur devrait établir clairement les raisons pour lesquelles il demande votre support et ainsi, adapter son offre pour y parvenir.

 2-Énoncé d’engagement:

Cette section est principalement présente dans des politiques de commandite qui visent des secteurs sociétaux ou environnementaux. On y formule ses intentions comme citoyen corporatif et la vision de l’image à véhiculer.

 3-Secteurs privilégiés:

Établissez les secteurs de l’économie dans lesquels vous voulez être présents. Vous visez les étudiants, les professionnels de la construction ou les familles ? Apportez des précisions sur les secteurs que vous privilégiez : les entreprises, les particuliers ou les organismes.

 4-Niveau d’intervention: 

Vous avez des visées nationales (recherche de visibilité à travers le Canada), régionales (à travers le Québec) ou locales? Dans cette section de votre plan, vous pouvez élaborer vos intentions pour les différents niveaux et en indiquer les responsables : pour plusieurs entreprises, le bureau chef s’occupe du national tandis que les franchisés ou emplacements locaux prennent en charge le local. Certaines politiques indiquent le créneau des investissements pour chacun des niveaux.

 5-Critères d’admissibilité: 

Dans cette section, on doit établir l’ensemble des critères qui viendront encadrer la grille de pointage.

Certains critères sont communs à la majorité des plans de commandite, mais vous y établirez les vôtres, selon vos pratiques et vos objectifs. Voici l’opportunité pour faire des liens entre vos objectifs d’affaires et les livrables dont vous aurez besoin pour les atteindre. Soyez précis quant à ce que le demandeur devra faire pour répondre à vos besoins.

 

Votre grille d’évaluation devra être en lien avec cette section et faire une estimation précise de chacun des critères demandés.

EX :

• Le nombre d’années d’existence du promoteur
• Le type d’organisation : OSBL ou autre
• L’équipe d’organisation
• Les objectifs d’écoresponsabilité

 6-Exclusions: 

Certaines organisations peuvent établir à l’avance certains types d’événements ou de projets avec lesquels ils ne veulent pas être associés (Ex. : un  type événement jeunesse pour un producteur de boissons alcoolisées). La liste d’exclusions est aussi basée sur l’expérience. On y ajoute graduellement les différents types de projets soumis et pour lesquels nous avons exclu les clientèles (Ex. : Loto Québec exclut tout événement qui n’est pas grand public ou payant).

 7-Fonctionnement des demandes: 

dans cette section, on établit à l’avance les différentes étapes du processus d’évaluation et les délais qui seront associés. Si vous répondez par une lettre, dites-le, si vous faites une rencontre d’évaluation, précisez-le. Il est important d’être détaillé et fidèle au processus pour bien encadrer les demandes et permettre une démarche efficace.

 8-Grille d’évaluation: 

En ajoutant votre grille d’évaluation, les demandeurs qui prendront le temps de la lire et d’adapter leur offre auront plus de chances de voir leur dossier accepté. Plus vous serez précis sur les critères et sur la façon d’en faire l’évaluation, moins vous aurez de demandes inexactes et mal préparées.

 9-Renouvellement et durée: 

Les ententes à long terme (2 à 5 ans) sont idéales pour les deux parties. Plus le demandeur et le commanditaire se connaissent, meilleur sera le retour pour les 2 parties. Par contre, certaines organisations ne peuvent signer des ententes de plus d’un an, à cause de leur fonctionnement. Il est donc important de spécifier la durée des ententes et d’expliquer le fonctionnement de négociation et de renouvellement.

 10-Les délais de remise de demandes et de réponses: 

Cet aspect est très important pour les demandeurs et leurs événements. Certains ne peuvent attendre une réponse très longtemps. En majorité, lorsqu’ils font une demande dans un secteur d’affaires (ex : les pharmacies, les banques, etc.), c’est une à la fois et, en cas de refus, une nouvelle demande est déposée à un autre acteur du secteur. Pour éviter d’allonger les délais, les commanditaires se doivent de respecter cette réalité et de répondre dans les délais prévus à la politique.

Plus vous serez précis sur vos objectifs, plus vous aurez des demandes qui vous permettront de les atteindre. Une politique de commandite bien montée ne vous mettra pas à l’abri des demandes mal préparées, mais elle vous permettra de faire plus facilement une sélection et de remplir vos objectifs d’affaires. Elle vous fera gagner temps et argent, tout en permettant aux différents acteurs de suivre un fils commun pour l’atteinte d’objectifs d’affaires.

Si ce texte vous a été utile, en voici un autre sur un sujet similaire: 

Besoin d’amour, commanditez !!

Aussi comme lecture: LE GUIDE DU PARFAIT COMMANDITAIRE